C/ 28 de Febrero Nº 8 41930 Bormujos -Sevilla
955 723 722
contacto@gesteliberica.eu

GESTIÓN DOCUMENTAL

Soluciones creativas, resultados creativos.

Aunque a priori no lo parezca, tener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos estén controlados y centralizados, puede ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa. Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación, por lo que es fundamental contar con un sistema eficiente que permita un fácil almacenamiento y una búsqueda rápida. Cuando hablamos de mantenimiento es especialmente valioso un sistema de gestión documental debido a la regulación y normativa que afecta a los equipos de climatización y las instalaciones, cuya documentación debe estar debidamente cumplimentada y accesible ante las posibles inspecciones.

Los principales beneficios de un sistema de gestión son mayor seguridad evitando la pérdida de documentos, control de cambios de los documentos, colaboración entre usuarios, integración con otros sistemas de la empresa (ERP, CRM, Web, Email, etc.), ahorro de papel y ahorro de tiempo al encontrar la documentación al instante.

En primer lugar, podemos poner nuestra mira en los proyectos Nuxeo y Athento. Los profesionales de la gestión documental consideran a estas plataformas las grandes alternativas a soluciones propietarias como SharePoint o Documentum, con las cuales se pueden evitar los inconvenientes ya señalados de costosas licencias e implementaciones complejas para adaptar la plataforma a los entornos de trabajoOptar por soluciones de software libre supone, por tanto, también una forma más sencilla de trabajar, sin que ello implique una pérdida de eficacia y eficiencia, lo cual es otra ventaja añadida.

Su implementación es sencilla si lo que se quieren cubrir son necesidades no muy específicas y además al estar desarrollado sobre estándares abiertos, cuenta de entrada con la facilidad de ampliar su funcionalidad mediante desarrollo y resulta interoperable con terceros lo cual pone al alcance de un mayor número de técnicos el conocimiento necesario para trabajar sobre él, ganando así en productividad. El que sea una plataforma significa que contempla el crecimiento futuro y además lo ventajoso es que su adaptación a propósitos específicos no es tan costosa como en el caso de SharePoint, Documentum, IBM FileNet, u otras soluciones cerradas. Escoger esta solución te ofrece las siguientes características:

  • Colaboración, flujos de trabajo, búsquedas eficientes.
  • Flexibilidad, empleando una arquitectura basada en estándares.
  • Robustez, utilizando Java para entornos Enterprise (J2EE) entre otras tecnologías.
  • Velocidad, gracias a la integración con el rápido motor de búsqueda Lucene.
  • Capacidad de evolución en Captura inteligente de documentos mediante Athento.
  • Seguridad gracias a la implementación de estándares como SSL, Single Sign On (SSO) y facilitando el cumplimiento con normativas como la ISO 27.001 (Seguridad de la Información) o la Ley de Protección de Datos (LOPD).

Athento es una capa de software que añade funcionalidad de última generación a sistemas de gestión de contenidos empresariales como Nuxeo y Alfresco, proporcionándoles interoperabilidad para conectarse con aplicaciones de terceros. Utiliza estándares abiertos e incorpora los últimos avances de la Sociedad de la información como tecnología semántica, procesamiento de la imagen mediante OCR, Redes Neuronales, Análisis del color, y procesamiento del lenguaje natural (PNL), siendo fundamental su aportación en fases esenciales del ciclo de gestión de documental como la captura, a gestión y la distribución.

Ha sido desarrollado a modo de plugins o módulos que lo hacen adaptarse a los diferentes casos o sistemas que decidan implantarlo. Entre las aportaciones que se pueden obtener con su implementación se encuentran:

  • Etiquetado automático de documentos.
  • Funcionamiento bajo estándar CMIS.
  • Incorporación de tecnología semántica a los procesos de gestión documental.
  • OCR inteligente (Motor Tesseract).
  • Facilidad de integración de la solución con otras aplicaciones.
  • Gran cantidad de módulos de valor añadido fáciles de integrar.
  • Modelo de negocio adaptable a cada situación en coste e implantación de soluciones concretas.
  • Búsquedas semánticas.
  • Clasificación automática de documentos.
  • Construcción de relaciones semánticas entre documentos que permiten resultados de búsqueda más cercanos a nuestros deseos (gracias al procesamiento del lenguaje natural).
  • Extracciónes automáticas de metadatos de los documentos.

La utilización de Athento es 100% web, mediante los protocolos TCP/IP, además de la posibilidad de operar a través de dispositivos móviles (smartphones) y de implementar una interfaz web personalizada, disponible en inglés y en español. Se trata de un conjunto de soluciones independientes que pueden ser instaladas sobre cualquier sistema operativo que soporte Java, aunque se obtiene mayor rendimiento con cualquier distribución de Linux.

  • OCR.
  • Extracción de metadatos desde el contenido de los documentos
  • Procesamiento de imágenes para la clasificación de documentos.
  • Soporte para los formatos de archivos TIFF, PNG, PDF, DOC, XLS, GIF y JPEG.
  • Procesamiento de características de formato en documentos digitalizados (tablas, imágenes y párrafos).
  • Indexación de datos y archivos adjuntos procedentes de e-mails.
  • Captura de documentos por lotes.
  • Reconocimiento de códigos de barras y códigos QR.
  • Capacidad de uso de ontologías.

Utiliza conectores que le permiten compartir datos y contenidos con aplicaciones de negocio externas y con ello evita a las empresas que tengan que incurrir en grandes desarrollos cada vez que quieran integrar sus aplicaciones con los repositorios documentales que emplean. Se convierte por tanto en una herramienta de gran valor para las empresas que trabajando con diferentes repositorios quieran centralizar su documentación bajo un mismo punto de acceso, o para aquellas que desean utilizar datos contenidos en documentos procedentes de otras aplicaciones como ERPs, software de facturas, CRMs, etc, y todo ello sin un gran esfuerzo de despliegue y puesta en marcha por su parte. Como valor añadido, se trata del primer sistema de gestión documental en implementar los requerimientos de las Normas Técnicas de Interoperabilidad españolas.

Junto a ello, ofrece grandes prestaciones para el desarrollo de procesos asociados a los entornos profesionales, incorporando compatibilidad con firma digital de documentos (ViaFirma, @Firma, CryptoApplet, sellado de tiempo, etc), recursos de gestión de la documentación empresarial (creación de expedientes, búsquedas customizables de documentos, historial del documento y control de versiones), además de permitir la integración con las últimas versiones de Moodle y posibilitar flujo de trabajo automático, incluyendo mensajería interna entre usuarios del sistema, alertas y notificaciones de tareas pendientes, aprobación de documentos mediante correo electrónico y edición online de documentos con Google Docs.

Pero es que, además, podemos encontrar soluciones funcionales de Athento pensadas para cubrir las necesidades de nichos profesionales específicos que garantizan la eficacia y la eficiencia de los procesos de negocio:

  • Athento Enterprise (iDM): Para empresas con un gran volumen de documentos que necesitan tener el control absoluto de su información.
  • Athento Cloud (Saas): Para empresas que quieren abordar la gestión documental en la nube sin preocuparse por mantenimientos, backups, servidores, etc.
  • Athento e-Administración: Gestión Documental aplicada a organismos públicos preocupados por interoperabilidad y mejora de trámites y procesos internos.
  • Athento e-Salud: Para hospitales y clínicas que quieren liberarse del papel y mantener el control de la documentación clínica y no clínica que generan.

Entre los casos de éxito, con los que Athento cuenta en su haber, se encuentran empresas y organismos públicos españoles y sudamericanos que han decidido confiar en esta solución libre e interoperable:

  • ICOGAM ahorra más de 3 millones con la gestión documental y la captura de documentos
  • La gestión documental en BBVA
  • La DGT aplicará interoperabilidad en la Administración Electrónica
  • Farmacia Hospitalaria Sin Papel en el Hospital Virgen De La Victoria 
  • Caso de éxito Diputación de Málaga
  • La Gestión Documental Inteligente de Athento llega a Argentina

La pregunta final que podemos hacernos, antes de optar por una solución de gestión documental en una empresa o proyecto, es si damos más valor a soluciones exclusivas y costosas que normalmente asociamos a mayor calidad, pero que las posibilidades existentes actualmente han demostrado que no tienen por qué ser la mejor opción para nuestros propósitos y que por otro lado llevan asociados problemas de escalabilidad y de continuidad en el soporte, o bien abrimos la mente para confiar en soluciones open source que tienen un proyecto empresarial de gran solidez como base y que cuentan con la confianza de cada vez más usuarios que se encuentran seducidos por su alta compatibilidad con aplicaciones de terceros, su interoperabilidad y su facilidad de uso y de implementación de nuevas funcionalidades. Yo lo tengo claro ¿y vosotros…

Si continuas utilizando este sitio aceptas el uso de cookies. más información

Los ajustes de cookies de esta web están configurados para «permitir cookies» y así ofrecerte la mejor experiencia de navegación posible. Si sigues utilizando esta web sin cambiar tus ajustes de cookies o haces clic en «Aceptar» estarás dando tu consentimiento a esto.

Cerrar